Vacaturetekst
Uitvoeringsvoorwaarde
Met de verstrekking en uitvoering van deze opdracht mag geen arbeidsrelatie of dienstbetrekking ontstaan. De werkzaamheden worden verricht onder direct leiding en toezicht van de opdrachtgever en voldoen niet aan de criteria voor zelfstandigheid zoals bedoeld in de Wet DBA; inzet van een ZZP'er (ongeacht rechtsvorm) is daarom niet toegestaan. De opdracht wordt uitgevoerd door één inschrijvende partij in eigen beheer, zonder inzet van derden of onderaannemers.
Organisatie
Werken voor de gemeenten Woerden en Oudewater betekent werken aan ambities in een dynamische organisatie met grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ruim 500 talentvolle professionals werken voor twee gemeentebesturen die samen 60.000 inwoners vertegenwoordigen. Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving en centraal in het Groene Hart. De organisatie kent een informele werksfeer en heeft oog voor medewerkers met talent. We stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. We bieden flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten aan. https://www.woerden.nl/werken-voor-woerden-en-oudewater.
Opdracht
Hieronder staat de tekst met verbeterde spelling, grammatica, interpunctie en zinsopbouw, waarbij de oorspronkelijke inhoud behouden is gebleven.
De gemeente Woerden zoekt tijdelijk een ervaren management- en directieondersteuner ter vervanging van een medewerker wegens zwangerschapsverlof en vertrek. De opdracht is gericht op het bieden van secretariële en organisatorische ondersteuning aan meerdere teammanagers binnen het domein Bedrijfsvoering en aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris. De nadruk ligt op complex agendabeheer en het volledig ontzorgen van bestuurders en managers, zodat zij hun bestuurlijke en managementtaken ongestoord kunnen uitvoeren.
De werkzaamheden omvatten onder meer: volledig en proactief agendabeheer, inclusief het afstemmen van vergaderlocaties en faciliteiten; correspondentie- en e-mailbeheer en het leggen van verbanden tussen e-mails en agenda-items; het voorbereiden en notuleren van overleggen; het beheren en afhandelen van (personeels)administratie in zaaksystemen zoals Decos JOIN; ondersteuning bij de inhuur en het contractbeheer van tijdelijke medewerkers; het verzorgen van vakantie- en afwezigheidsregistraties; het coderen van facturen; het organiseren van teamdagen en representatieve aangelegenheden; en het onderling vervangen van en samenwerken met de overige managementondersteuners binnen het team.
De kandidaat werkt nauw samen met de teammanagers, de algemeen directeur/gemeentesecretaris en de collega-secretariaten en rapporteert operationeel aan de manager Bedrijfsvoering.
Van de kandidaat wordt verwacht dat deze proactief en oplossingsgericht handelt en in een dynamische gemeentelijke omgeving snel kan schakelen. Kennis van en ervaring met digitale werkmiddelen zijn essentieel. Office 365, Teams en iBabs moeten routinematig en efficiënt worden ingezet.
De opdracht wordt ingevuld op detacheringsbasis. De inzet en het aantal uren worden in onderling overleg afgestemd, met oog voor de continuïteit van minimaal parttime inzet.
De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder de dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. De organisatie stelt de prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten vast.
Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team, waarvoor volledige inbedding in de organisatie vereist is.
Vereisten
- 'Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren;
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner;
- Aantoonbare werkervaring met Office365, inclusief Outlook en Teams, en met iBabs; benoem duidelijk in het cv waar deze ervaring is opgedaan;
- Aantoonbare werkervaring als management- of directieondersteuner binnen een gemeente.
Gunningscriteria
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als management- of directieondersteuner (30p)
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner bij een gemeente of overheidsinstelling (25p)
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau (10p)
- Aantoonbare werkervaring met zaaksysteem Decos JOIN; (20p)
- De kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe (maximaal 300 woorden), waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht, relevante gemeentelijke ervaring en beschikbaarheid (5p)
- Uitnodiging voor een selectiegesprek (10p)
Competenties
- Organisatie
- Nauwkeurigheid
- Communicatie
- Stressbestendigheid
- Samenwerken
- Proactief handelen
- Digitale vaardigheid