M365 Trainer

Uitvoeringsvoorwaarde
Met de verstrekking en uitvoering van deze opdracht mag geen arbeidsrelatie of dienstbetrekking ontstaan. De werkzaamheden worden verricht onder direct leiding en toezicht van de opdrachtgever en voldoen niet aan de criteria voor zelfstandigheid zoals bedoeld in de Wet DBA; inzet van een ZZP'er (ongeacht rechtsvorm) is daarom niet toegestaan. De opdracht wordt uitgevoerd door één inschrijvende partij in eigen beheer, zonder inzet van derden of onderaannemers.

Organisatie
Gemeente Purmerend is volop in beweging. De afgelopen jaren hebben we ons succesvol ontwikkeld tot een energieke organisatie met volop mogelijkheden.

Wij werken volgens de ‘Purmerendse manier’, waarbij onze inwoners centraal staan. Bij alles wat we doen, stellen we onszelf de vraag: wat is de bijdrage hiervan aan de inwoners en bedrijven van Purmerend?

Daarnaast denken we in kansen en mogelijkheden. Creativiteit, een informele aanpak en verbinding met onze omgeving vinden we belangrijk.

Opdracht – Microsoft 365-trainer
Gemeente Purmerend werkt aan een toekomstbestendige organisatie waarin digitale vaardigheden, informatiebewustzijn en continu leren onderdeel zijn van het dagelijks werk. Een belangrijk onderdeel hiervan is de migratie naar een digitale werkomgeving op basis van Microsoft 365.

Vanaf januari 2027 starten drie teams met een pilotmigratie. Na evaluatie van deze pilot wordt de migratie voortgezet met twaalf teams tegelijk. Naar verwachting duurt de volledige migratie ruim twee jaar. Voor de voorbereiding, de pilotfase en de verdere migratie zoekt de gemeente een ervaren Microsoft 365-trainer.

Een succesvolle migratie vraagt om medewerkers die de nieuwe toepassingen en werkwijzen begrijpen en kunnen toepassen. Je helpt hen om met vertrouwen digitaal samen te werken en informatie zorgvuldig op te slaan, te delen en terug te vinden.

Je ontwikkelt en verzorgt een praktijkgericht trainingsaanbod dat aansluit op de migratieplanning, de gemeentelijke werkafspraken en de behoeften van verschillende doelgroepen. De nadruk ligt op Teams, SharePoint, OneDrive en de samenhang tussen deze toepassingen.

Je werkt nauw samen met de adviseur Leren & Ontwikkelen Digitale Vaardigheden en met betrokken collega's vanuit het migratieproject, ICT, informatievoorziening, informatiebeheer en communicatie.

Fasering en inzet
De ondersteuning groeit mee met de voortgang van de migratie.

Voorbereidingsfase – resterende deel van 2026: 8 uur per week

In deze fase ligt de nadruk op het inventariseren van de leerbehoeften, het ontwikkelen van trainingen en ondersteunend materiaal en het voorbereiden van de begeleiding van de drie pilotteams.

Pilotfase – vanaf januari tot en met december 2027: 24 uur per week

Tijdens de pilot verzorg je trainingen en begeleiding voor de drie pilotteams. Je verzamelt ervaringen, evalueert de leeractiviteiten en past de trainingsaanpak en materialen aan voor de verdere migratie.

Verdere migratie – na evaluatie van de pilot: 36 uur per week

Tijdens de verdere migratie verzorg je het trainingsaanbod voor de teams die overgaan naar de nieuwe digitale werkomgeving. De migratie wordt dan voortgezet met twaalf teams tegelijk. Je stemt de uitvoering af op de migratieplanning en zorgt voor een passende voorbereiding, training en nazorg.

De overgang tussen de verschillende fasen wordt afgestemd op de voortgang en evaluatie van het migratieproject.

Werkzaamheden

• De voorkennis, digitale vaardigheden en leerbehoeften van de betrokken teams in kaart brengen.

• Afstemmen met de adviseur Leren & Ontwikkelen Digitale Vaardigheden en het migratieproject.

• Dagelijkse werkzaamheden en gebruikersvragen vertalen naar concrete leerdoelen en oefensituaties.

• Signaleren welke medewerkers of doelgroepen behoefte hebben aan aanvullende ondersteuning.
   

Trainingen ontwerpen en voorbereiden

• Een doelgroepgericht trainingsaanbod voor Microsoft 365 ontwikkelen, met aandacht voor Teams, SharePoint en OneDrive.

• Lesontwerpen opstellen met concrete leerdoelen, een tijdsplanning, passende werkvormen en oefeningen.

• De inhoud afstemmen op de gemeentelijke inrichting en de afspraken over digitaal samenwerken en informatiebeheer.

• Trainingen, workshops, webinars en vragenuurtjes voorbereiden.

• De trainingsplanning afstemmen op de verschillende migratiemomenten.
   

Trainingen en begeleiding verzorgen

• Interactieve trainingen verzorgen voor medewerkers met uiteenlopende digitale vaardigheidsniveaus.

• Medewerkers begeleiden vóór, tijdens en na de overgang naar de nieuwe digitale werkomgeving.

• De samenhang tussen Teams, SharePoint en OneDrive uitleggen.

• Medewerkers trainen in het samenwerken aan documenten, het delen van bestanden, het werken met versies en het terugvinden van informatie.

• Medewerkers ondersteunen bij het toepassen van gemeentelijke werkafspraken in de dagelijkse praktijk.
   

Een goed leerklimaat creëren

• Een veilige leeromgeving creëren waarin deelnemers vragen durven te stellen en voldoende ruimte krijgen om te oefenen.

• Onzekerheid en weerstand bij deelnemers herkennen en hier op een passende manier op inspelen.

• Herkenbare praktijkvoorbeelden en afwisselende werkvormen inzetten.

• De toepassing van het geleerde in de dagelijkse praktijk stimuleren en behaalde successen zichtbaar maken.
   

Ondersteunend materiaal ontwikkelen

• Praktische instructies, oefenopdrachten en naslagmateriaal ontwikkelen.

• Ervoor zorgen dat het materiaal begrijpelijk, toegankelijk en herbruikbaar is.

• Materialen actualiseren op basis van gebruikerservaringen en wijzigingen in de inrichting of werkafspraken.
   

De pilot evalueren en de aanpak verbeteren

• Verzamelen van feedback en ervaringen van de drie pilotteams;

• Evalueren van de inhoud, vorm, timing en effectiviteit van de leeractiviteiten;

• In kaart brengen van terugkerende vragen en aanvullende ondersteuningsbehoeften;

• Vertalen van de pilotervaringen naar een uitvoerbare trainingsaanpak voor de gelijktijdige migratie van twaalf teams;

• Tijdens de verdere migratie blijven evalueren en waar nodig bijstellen.
   

Kennis overdragen en resultaten borgen

• Overdragen van trainingsmateriaal, instructies en opgedane inzichten aan interne collega’s;

• Ondersteunen van sleutelgebruikers en ambassadeurs bij het begeleiden van medewerkers;

• Vastleggen hoe het trainingsaanbod kan worden beheerd, geactualiseerd en voortgezet.
   

Beoogde resultaten
De opdracht leidt tot de volgende concrete resultaten:

• Een trainingsplan dat aansluit op de doelgroepen, leerbehoeften en migratieplanning;

• Een voorbereid en uitgevoerd trainingsaanbod voor de drie pilotteams;

• Een evaluatie van de pilot, inclusief concrete verbeterpunten voor de verdere migratie;

• Een uitvoerbare trainingsaanpak voor de gelijktijdige migratie van twaalf teams;

• Uitgevoerde trainingen, workshops en ondersteuningsmomenten tijdens de migratie;

• Herbruikbare en actuele trainingsmaterialen en instructies;

• Inzicht in de leerresultaten, terugkerende vragen en aanvullende leerbehoeften;

• Een overdracht waarmee interne collega’s het trainingsmateriaal en de ondersteuning zelfstandig kunnen voortzetten.

Wat breng je mee?

Je bent een ervaren trainer die digitale toepassingen begrijpelijk maakt en vertaalt naar de dagelijkse werkzaamheden. Je begrijpt dat één standaardtraining niet voor iedere medewerker werkt en stemt je aanpak af op de verschillende doelgroepen.

• Je combineert kennis van Microsoft 365 met sterke didactische vaardigheden. Je kunt zelfstandig trainingen ontwikkelen en verzorgen en zoekt actief de afstemming met betrokken collega’s;

• Je kunt vooruitplannen en omgaan met meerdere teams die tegelijkertijd ondersteuning nodig hebben. Je houdt overzicht en past je werkzaamheden aan wanneer de migratieplanning verandert;

• Je bent toegankelijk, geduldig en praktisch ingesteld. Je weet deelnemers te enthousiasmeren en helpt hen om nieuwe werkwijzen met vertrouwen toe te passen;

• Je staat open voor feedback, houdt je vakkennis actueel en verbetert je trainingen op basis van ervaringen en evaluaties.

Looptijd en inzet

De ondersteuning richt zich op de voorbereiding, de pilot en de verdere migratie. Naar verwachting duurt de volledige migratie ruim twee jaar.

De verwachte inzet bedraagt:

• Resterend deel van 2026: 8 uur per week;

• Tijdens de pilot vanaf januari 2027: 24 uur per week;

• Tijdens de verdere migratie: 36 uur per week.