Korte Omschrijving
- Duur: 6 maanden
- Optie tot verlenging: Mogelijk, maar nog niet bekend
- Uren per week: 32-36 uur / week
- Aantal Professionals: 1
- Start: Z.s.m.
- Opleidingsniveau: HBO
- Regio: Utrecht
- Verloopt op: maandag 21 October 2024
- Schaal: €3.014 - €4.244 Schaal 8 CAO Gemeenten
- ZZP: Mogelijk
Bij Recrewters vinden we het belangrijk om je te helpen naar de juiste baan op je eigen niveau of liever zelfs hoger. Een baan waar je voldoening uit haalt. Voor degenen die erom vragen zijn er genoeg uitdagende banen. Recrewters is daarnaast ook NEN 4400-1 en VCU gecertificeerd.
Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig!
Utrecht heeft jou nodig! Utrecht is de snelst groeiende stad van Nederland met een verwachte groei
naar 450.000 inwoners in 2040. Het organisatieonderdeel Werk en Inkomen (W&I) richt zich op het
vergroten van de zelfstandigheid van de huidige én toekomstige Utrechters. Hierbij ondersteunen wij
werkzoekenden richting de arbeidsmarkt en het weer meedoen in de maatschappij. Op deze manier
leveren wij een bijdrage aan de leefbaarheid en sociale samenhang in de stad.
Als Managementassistent werk je bij het organisatieonderdeel Werk en Inkomen binnen het team
Officemanagement. Binnen dit team zijn 6 medewerkers elke dag druk bezig om verschillende teams
te ondersteunen met secretariële en administratieve werkzaamheden.
Binnen het Officemanagement wordt met elkaar hard gewerkt, maar er is zeker ruimte voor humor en
collega’s staan voor elkaar klaar. Er heerst een fijne werksfeer en je komt in een warm bad terecht.
Je taken zijn:
Het Officemanagement van W&I is op zoek naar een tijdelijke collega waar het team op kan bouwen
en die zich niet laat afschrikken door een zeer hectische en dynamische omgeving. De
werkzaamheden zijn divers en kunnen soms op ad hoc basis gevraagd worden. Je ondersteunt 2
managers op administratief, secretarieel en organisatorisch gebied in de breedste zin van het woord.
Concreet houdt dit in dat jij:
• Met plezier de complexe agenda en volle mailboxen van de managers beheert en in staat
bent te prioriteren en daarover helder communiceert. Het stellen van prioriteiten in de
workload van de managers is hierin erg belangrijk;
• Afspraken maakt, zowel intern als extern;
• Ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in IBABS komen te staan en
dat de Outlookagenda en IBABS perfect op elkaar aansluiten;
• Je pakt HRM-ondersteunende taken. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken maken met de
bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve
ondersteuning bij mutaties voor medewerkers;
• Projecten/evenementen en vergaderingen organiseert en ondersteunt;
• Wanneer nodig, de vervanger bent van je collega’s binnen het OM bij verlof en ziekte;
• Overige administratieve taken die aan de orde komen (zoals bloemen bestellen en lunch
regelen).
Jij hebt:
• Goede communicatieve vaardigheden en goede contactuele eigenschappen op zowel
bestuurlijk-, management- als uitvoerend niveau;
• Proactieve houding, waardoor jij initiatief toont in het oppakken van werk en graag meedenkt;
• Flexibel bent en dus snel kunt schakelen tussen taken;
• Ervaring met MS-Officepakketten, vooral Outlook, MS Teams en staat open om nieuwe
systemen snel te leren. We werken met verschillende systemen, waaronder SAP, UBEOO en
Ibabs;
• Je brengt MBO+/HBO werk en denkniveau mee;
• Je hebt ruime ervaring als managementassistent (of vergelijkbaar) in een complexe
omgeving;
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als in
geschrifte.
Vereisten
1. De kandidaat is in de afgelopen 2 jaar niet in loondienst geweest bij de Gemeente Utrecht.
2. Je beschikt over minimaal MBO 4 werk- en denkniveau:
Gunningscriteria
3. Heb je een secretariële opleiding gedaan? (2 Punten)
4. Meer dan 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie: (10,00 Punten)
5. Heb je ervaring met MS-Officepakketten, met name met Outlook en Teams? (10 Punten)
6. Beschrijf kort en bondig jouw werkervaring met complex agendabeheer en beheer van de mailbox. (10 Punten)
7. Beschrijf jouw dagelijkse werkzaamheden bij jouw huidige/vorige werkgever in een soortgelijke functie. (10 Punten)
8. Schrijf een motivatie t.b.v. deze opdracht en ga in op het gestelde profiel. (max 1/2 a4). Graag ontvangen wij een door de kandidaat zelf geschreven motivatie. (10 Punten)